Avant, pour régler un fournisseur, les Hospices Civils de Lyon devaient adresser à la trésorerie du CHU l’ensemble des pièces justificatives de la dépense (factures, marché public, RIB fournisseur, bon de commande, devis et attestation de service fait etc…)… des pages et des pages attachées au mandat. Mais ça c’était avant ! Depuis le 17 février 2014, les Hospices civils de Lyon se sont engagés dans la dématérialisation complète de la chaîne de la dépense fournisseurs. Désormais, la totalité des factures fournisseurs soit en moyenne 1 000 par jour est reçue et numérisée dans un service spécialisé : le Centre de Services Partagés, centralisé sur le site de l’hôpital Edouard Herriot*.
Grâce à un outil informatique dédié, ces factures sont numérisées, puis rapprochées des éléments de leur application de gestion économique et comptable pour être validées et mandatées. L’ensemble des pièces justificatives du paiement est alors automatiquement associé au mandat lui-même dématérialisé.
400 000 euros d’économies et 90 arbres préservés
La dématérialisation de la chaine de dépense supprime la production, le transport et l’archivage de plus de 4 tonnes de papier par an et contribue ainsi fortement à la démarche de développement durable.
Le projet se traduit par des gains de productivité significatifs : suppression de tâches manuelles, automatisation du processus de liquidation, centralisation et mutualisation d’équipes chargées du traitement des factures.
L’économie générée est évaluée à plus de 400 000 € chaque année dont personnel : 380 000 €, éditique : 15 000 € et transport : 15 000 €.
Des enjeux de qualité comptable
Cette dématérialisation avec les processus de traitement associés permet un raccourcissement des délais, tout en sécurisant davantage l’opération puisque désormais aucune facture ne peut échapper à l’enregistrement. L’établissement bénéficie ainsi d’une traçabilité complète de la facture de l’arrivée jusqu’à son paiement.
Grâce à la numérisation du process, le dispositif de contrôle interne est renforcé, en cohérence avec l’objectif national de certification des comptes.
Cette démarche s’inscrit dans une logique de professionnalisation de la gestion de la dépense fournisseur et d’automatisation des processus de traitement.
Pour mener à bien cette transition numérique, il aura fallu 3 années de travail aux Directions des Affaires Economiques et Logistiques, des Affaires Financières, des Systèmes d’Information des Hospices Civils de Lyon et aux services du comptable. La démarche, pionnière en France, a nécessité non seulement une adaptation importante du système d’information mais aussi une remise à plat des procédures internes avec la redéfinition des responsabilités des gestionnaires. Elle fait figure d’exemple pour l’ensemble des CHU et des établissements publics de santé. A ce titre les HCL ont bénéficié de l’accompagnement direct du ministère de l’économie et des finances tout au long du projet.
*l’équipe du Centre de Services Partagés est composée de 17 agents dont 5 affectés aux seules tâches de numérisation à partir d’un logiciel de numérisation et de traitement des factures développé par la société Itesoft ; un format normalisé de communication avec le comptable dit « Protocole
d’Echange Standard V2»
Pour plus d’information
Franck d’Attoma, Directeur des Affaires Financières : 04 72 40 74 01 –
Arnaud Bernadet, Directeur des Affaires Économiques et Logistiques : 04 72 11 72 00
