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Pôle médico-administratif des Systèmes d’information et de pilotage

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Ce nouveau pôle, qui constitue un centre de responsabilité dans le cadre de la démarche de contractualisation interne de l'établissement, regroupe le Département d'information médicale et le Département finances, contrôle de gestion, systèmes d'information et organisation, lui-même issu à cette occasion d'une fusion de la Direction des finances et du contrôle de gestion et de la Direction du système d'Information , des télécommunications, de l'organisation.
Ce nouveau pôle, qui constitue un centre de responsabilité dans le cadre de la démarche de contractualisation interne de l’établissement, regroupe le Département d’information médicale et le Département finances, contrôle de gestion, systèmes d’information et organisation, lui-même issu à cette occasion d’une fusion de la Direction des finances et du contrôle de gestion et de la Direction du système d’Information , des télécommunications, de l’organisation.
Outre la gestion de l’information médicale au service des professionnels et des patients, il doit permettre aux dirigeants de l’établissement et aux responsables opérationnels et fonctionnels de disposer, dans le respect des règles déontologiques d’accès aux informations, des outils de pilotage des activités et de la performance.

Pour relever les défis qui résultent des réformes en cours, tout particulièrement la tarification à l’activité, les établissements hospitaliers doivent se doter d’outils dont les conséquences sur les pratiques et les organisations seront majeures : le dossier patient infotrmatisé, les systèmes informatiques de gestion de la production de soins, l’accès sécurisé aux données médicales par des tiers…
L’enjeu : adapter, grâce à leur médicalisation, les systèmes de gestion, d ‘organisation et de décision du CHU à l’évolution des politiques hospitalière et de santé.

Les raisons de ce regroupement : le rôle stratégique du système d’information pour la gouvernance hospitalière et la valeur créée par le développement d’équipes multi-disciplinaires

Depuis 1997, le Département d’information médicale (DIM) et la Direction des finances et du contrôle de gestion (DFCG), en lien avec la Direction du système d’information, des télécomunication, de l’organisation (DITO) ont progressivement construit et développé un partenariat étroit. En effet, sur de nombreux projets ou dossiers institutionnels (contractualisation interne, déploiement de la comptabilité analytique, volet médico-économique des protocoles de recherche clinique…), le croisement des moyens, des compétences et des outils présents dans chacune des deux équipes a été l’une des clés du succès.

Un premier constat a rapidement été partagé par les équipes concernées : sur tous ces dossiers, le système d’information est l’outil de travail commun et sa qualité est une condition majeure de la réussite. Un second constat s’est imposé : l’évolution du système d »information de l’établissement doit désormais privilégier sa médicalisation et le déploiement d’outils de pilotage et d’analyse de la production car les enjeux attachés au financement, à l’évaluation et au pilotage des activités hospitalières rendent aujourd’hui indispensables des applications informatiques articulées autour du patient et de son parcours.

Réunir sous une même ligne de management les compétences de l’établissement dans les domaines de l’information médicale, des systèmes d’information, du contrôle financier et de gestion et de l’organisation constitue donc l’aboutissement logique de la démarche. L’analyse des processus pris en charge par ces équipes conduite dans le cadre de la démarche d’assurance qualité institutionnelle a conforté le bien fondé de cette évolution.

Une double originalité : un management médico-administratif avec un copilotage d’un médecin et d’un directeur et un management par la qualité suivant le modèle EFQM

Pour mettre en oeuvre cette innovation managériale, il fallait s’appuyer sur une méthodologie à l’efficacité démontrée et testée intialement au sein de la DFCG et du DIM. C’est ainsi que l’organisation du pôle a été conçue suivant les principes de la démarche qualité promue par le mouvement français pour la qualité et développée au sein du CHU de Rennes : le modèle EFQM.

Outre un organigramme cible innovant fondé sur l’analyse des processus dont il a la charge,, le pôle s’est aussi doté d’un comité de management qualité qui réunit les responsables assurance qualité, responsables documentation qualité et responsables Indicateurs qualité des différents comités qualité déjà en place soit au niveau des entités qui le composent soit au niveau de processus majeurs. Le comité de management qualité du pôle est dirigé par le binôme médico-directorial en charge du pôle : le Pr Pierre Le Beux, Chef du Département d’information médicale et M. Ronan Dubois, Directeur du Département finances, contrôle de gestion, systèmes d’information et organisation

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