Les Hospices Civils de Lyon et 19 autres hôpitaux de la région dématérialisent leurs états de paie. Une économie de 25 000 duplicata de bulletins de salaire mensuels et documents annexes !
Aux Hospices Civils de Lyon, la dématérialisation des états de paie est désormais opérationnelle
Cette dématérialisation d’environ 25 000 duplicata de bulletins de salaire mensuels et documents annexes concernera également plus de 5 000 bulletins de paie mensuels de 19 autres hôpitaux ou maisons de retraite de la région, dont la paie est traitée par la Direction des Services Informatiques des HCL.
Pour les HCL la dématérialisation des états de paie devrait se traduire par une économie d’environ 800 kgs de papier par an.
Les Hôpitaux publics et le Trésor public ont engagé, depuis plusieurs années, en concertation avec les autres Administrations concernées de l’Etat, des Collectivités locales, et avec la Cour des Comptes, un plan d’actions pour favoriser la dématérialisation.
En effet, chaque année, au niveau national, plus d’1 milliard de feuilles de papier sont produites par les collectivités locales et les établissements publics locaux, dont les hôpitaux. Une consommation qui correspond à 5 000 tonnes de papier soit l’équivalent d’une forêt de 280 hectares pour un coût de 54 millions d’euros par an – auxquels s’ajoutent les frais de stockage, d’archivage et l’achat d’autres consommables comme l’encre…
Dématérialisation : mode d’emploi
La dématérialisation cohérente et concertée s’est portée sur les grands flux de documents “papier” qui transitent chaque année entre les trois acteurs de la chaîne comptable et financière publique : les services de l’Hôpital, les services du Trésor Public et le Juge des Comptes. Dans le secteur public local, la dématérialisation s’effectue sur la base du volontariat et dans le respect des compétences de chacun des acteurs et de la libre administration des collectivités et établissements publics locaux. Cette évolution donne lieu à une convention entre les différents partenaires.
Au niveau national, un accord-cadre a été conclu entre le Ministère du Budget ainsi que les autres ministères concernés, les Représentants des Collectivités Locales, des Hôpitaux : Association des Maires de France, Conférence des Directeurs Généraux de CHU … et les Juridictions Financières (Cour des Comptes et chambres Régionales des Comptes)
Cette convention nationale fixe les principales normes à respecter telles que l’indexation des données, le stockage, le format, les supports ainsi que la sécurité, etc.).
Techniquement, l’outil d’exploitation des données au format XML a été mis à disposition par la Direction Générale de la Comptabilité Publique au Ministère du Budget et des Comptes Publics : cet outil permet d’effectuer des tris et des recherches multicritères ainsi que de visualiser des fichiers XML.
Les modalités concrètes de conclusion de l’accord des partenaires locaux sont définies par une convention tripartite, signée le 3 septembre 2007 par Paul CASTEL, Directeur Général des Hospices Civils de Lyon, Michel PRAT, récemment installé dans ses fonctions de Présidentde la Chambre Régionale des Comptes de Rhône-Alpes, et, pour le réseau du Trésor Public, MM Paul-Henry WATINE, Trésorier Payeur Général de Région et Gérard FARCONNET, Receveur des Finances des HCL.
A terme, tous les domaines générant d’importants flux de documents « papier » sont concernés par les projets de dématérialisation, par exemple :
– l’émission des factures de l’hôpital à l’encontre de la Sécurité Sociale et des grandes Mutuelles ;
– les marchés publics ;
– les actes administratifs ou budgétaires ;
– les états mensuels de paie ;
– etc.
