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Les pôles mode d’emploi

Dès 1994, le CHU de Dijon posait le principe général d'une organisation polaire de ses activités. Après un long processus de maturation, ce n'est toutefois que depuis trois à quatre ans que le dispositif s'est effectivement mis en place. A ce jour, 16 pôles fonctionnent regroupant l'ensemble des services et unités fonctionnelles de l'établissement. Tous poursuivent le même objectif : améliorer le niveau de prestations hospitalières par la mise en place d'une synergie médico-chirurgicale.

Dès 1994, le CHU de Dijon posait le principe général d’une organisation polaire de ses activités. Après un long processus de maturation, ce n’est toutefois que depuis trois à quatre ans que le dispositif s’est effectivement mis en place. A ce jour, 16 pôles fonctionnent regroupant l’ensemble des services et unités fonctionnelles de l’établissement. Tous poursuivent le même objectif : améliorer le niveau de prestations hospitalières par la mise en place d’une synergie médico-chirurgicale.

Liste des 16 pôles actuels du CHU de Dijon
1. pôle de biologie,
2. pôle de vigilance,
3. pôle de psychiatrie,
4. pôle des vigilances,
5. DIM,
6. pôle des pathologies lourdes,
7. pôle des spécialités médicales
8. pôle mère-enfant.
9. pôle coeur-poumon
10. pôle d’anesthésie-réanimation chirurgicale- urgences
11. pharmacie
12. pôle d’imagerie
13. pôle des personnes âgées
14. pôle des pathologies digestives
15. pôle de neurosciences
16. pôle de recherche

Début 2004, une première évaluation met en évidence les atouts mais aussi les freins et les contraintes de cette restructuration en profondeur de l’activité hospitalo-universitaire. Tout d’abord une constatation encourageante : le concept de pôle est entré dans les meurs et fait désormais partie intégrante de l’organisation. Mais, si l’ensemble des participants a souligné les acquis positifs en matière de décloisonnement des activités, tous ont par contre regretté un fonctionnement encore trop parcellaire n’ayant pas totalement rompu avec l’ancienne organisation.

Afin de pallier ces difficultés et de franchir une étape supplémentaire dans l’organisation polaire, la place des pôles dans l’organisation médicale de l’établissement doit être précisée et renforcée. Ainsi, il a été rappelé que les pôles procèdent d’une logique de regroupement et de coordination d’activités qui restent organisées sur la base de services et/ou d’unités fonctionnelles. Le découpage en unité fonctionnelle est une possibilité et non une obligation. Cette option relève du le pôle sur proposition des services. La décision finale reviendra aux instances de l’établissement. Par ailleurs l’organisation monolithique n’étant pas souhaitable, le règlement intérieur de chaque pôle pourra être adapté à ses spécificités.

A nouvelle organisation, nouveaux repères
Les zones de compétence des différents niveaux organisationnels ont été clarifiées. L’unité fonctionnelle est circonscrite à une activité médicale spécifique ; elle est placée sous la responsabilité d’un médecin avec des moyens et une fonction administrative clairement identifiés. Quant au service, il est défini comme le lieu de développement et d’organisation de la discipline (soins, enseignement, recherche) et celui de coordination des unités fonctionnelles.
Le pôle est le lieu d’élaboration, de discussion et de mise en oeuvre de la stratégie, aboutissant à la conclusion d’un contrat de pôle avec la Direction de l’établissement. C’est en effet avec le pôle que se négocieront les délégations de gestion mises en place par la Direction Générale. Enfin, le pôle assurera la coordination des activités des services et unités qui en sont membres. Cette approche conduit à devoir envisager un ajustement dans le périmètre et la raison d’être de certains pôles.

La contractualisation des objectifs et des moyens du pôle
Dans le cadre du projet d’établissement, chaque pôle définira son projet stratégique dans différents domaines comme par exemple :
* les activités de référence régionale
* les activités de soins de proximité
* l’enseignement
* la recherche
* l’innovation
* l’évaluation
* les démarches qualité
* la politique de coopération et l’implication dans les réseaux de soins.

Les délégations de gestion
De véritables pouvoirs de gestion seront transférés aux pôles : fongibilité des enveloppes de crédits alloués, plus grande marge de manoeuvre dans la gestion des postes, du petit matériel, etc…
La mise en oeuvre des décisions continuera d’être assurée par les directions fonctionnelles compétentes et réactives, chargées de veiller au respect du cadre réglementaire.

Les coordonnateurs de pôle
Cette fonction requiert une implication réelle dans l’exercice de responsabilités mais aussi un soutien de la part de la Direction Générale qui s’engage à ne traiter aucune question intéressant l’activité d’un pôle sans concertation préalable notamment avec les directeurs délégués. Il a en outre été admis que les coordonnateurs de pôles pourront être désignés parmi l’ensemble des médecins titulaires (PU-PH, MCU-PH et PH), sous réserve, s’agissant des Praticiens Hospitaliers, qu’ils justifient d’une dimension universitaire dans l’exercice de ces fonctions (enseignement et recherche). Le tandem coordonnateur et coordonnateur adjoint sera occupé par un hospitalo-universitaire et un Praticien Hospitalier.
Il conviendra également de répondre à la forte demande exprimée en faveur d’un renforcement de la place des directeurs délégués auprès des pôles, ces derniers étant chargés d’accompagner le coordonnateur dans l’exercice de ses missions et de représenter la direction générale au sein du pôle.

L’ajustement des règles intéressant la gouvernance de l’établissement
Un Conseil Exécutif, présidé par le Directeur Général, associera à parité des membres de l’équipe de direction, désignés par le Directeur Général et des représentants des médecins dont le Doyen, le Président et le Vice-Président de la CME. Il contribuera à l’élaboration, la mise en oeuvre et l’exécution du projet d’établissement, ainsi qu’au suivi des contrats de pôle.
Le principe d’une modification de la composition de la Commission Médicale d’Etablissement a été souhaité de manière à assurer une représentation de chaque pôle et des différentes catégories de personnel médical, selon l’esprit du dispositif actuel. Des dispositions identiques pourront être retenues pour le fonctionnement des diverses commissions : commission du matériel, commission de la formation permanente, commission de prospective hospitalo-universitaire…

« Ces adaptations aideront l’organisation polaire à sortir d’une phase de rodage, jugée frustrante, pour atteindre une plus grande efficacité. » commente le Pr Faivre, Président de la Commission Médicale d’Etablissement du CHU de Dijon.

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