Orientation majeure du plan Hôpital 2012, les systèmes d’information en santé sont au coeur des réformes. Le dossier patient, vecteur par excellence d’une bonne coordination autour du malade, retient toute l’attention des hospitaliers. Priorité du programme qualité et projet emblématique du nouveau schéma directeur des systèmes d’information, ce nouveau support de transmission a fait l’objet d’études poussées.
Le Pr Franck Boutault, chef du service de chirurgie maxilo-faciale de Purpan préside la Commission du dossier patient. Sa réflexion a été nourrie par les travaux du Département du dossier patient et par des visites sur d’établissements. Résultat : le 7 février 2006, la commission retenait à l’unanimité la solution Orbis. Ce système permet de traiter le dossier patient dans ses trois composantes – le dossier médical, les prescriptions et le dossier de soins – par un dossier unique, informatisé, ouvert sur l’extérieur (médecins de ville et secteur libéral), et qui réponde aux normes du dossier médical personnel initié au plan national. La forte intégration de la solution Orbis prévoit une « couverture fonctionnelle » de la totalité des procédures de prise en charge du patient : admission (une seule saisie identitaire), élaboration et historique du dossier médical (y compris les prescriptions médicales et la gestion des rendez-vous), établissement et gestion du dossier de soins, liaison avec les plateaux techniques et les prestataires médicotechniques du CHU, liaison avec la logistique (repas, commande de transport patient), liaison avec le « portail médical » (réseaux de soins ville-hôpital, liaison avec le dossier médical personnel), ainsi que tout le versant médico-économique essentiel pour la TAA.
Un choix participatif
« Nous avons visité des sites hospitaliers équipés par les trois fournisseurs finalistes, explique le Pr Boutault, à Lyon, à Londres et à Marburg en Allemagne. En novembre, les trois candidats ont présenté leur offre au cours d’une journée à laquelle 105 personnes du CHU ont participé, ce qui a permis un retour de la part d’un nombre élargi d’utilisateurs. Nous avons retenu la société allemande GWI, du groupe Agfa, pour son logiciel Orbis qui équipe un tiers des hôpitaux Outre-Rhin, où la TAA est désormais appliquée à 100 %. Le directeur général du CHU, à qui appartenait la décision finale, a suivi notre recommandation. Le CHU de Bordeaux a fait le même choix. »
«Toutes les contraintes de gestion médico-économique sont intégrées de façon performantes, poursuit-il. De plus, Orbis permet d’imaginer un système évolutif, alors même que l’ARH nous demande de réfléchir à des procédures qui évitent les erreurs de prescription. » explique le Pr Boutault, président du Conseil de l’informatique médicale. D’ores et déjà, l’informatisation des tâches et des procédures garantit que rien ne peut être oublié ni perdu. « À Marburg, un hôpital de 1 200 lits, nous avons eu la preuve de l’efficacité du workflow*, sur lequel est basé ce logiciel, ainsi que de son excellente intégration. Un point mérite aussi d’être noté : à Marburg, le système informatique n’a subi, en 2005, qu’une panne d’une heure, qui n’était d’ailleurs pas liée au logiciel ! Nous devons remercier le Dr Pierre Fernet, car il a initié cette démarche en amont. La direction générale du CHU nous a fait confiance. On ne peut imaginer des conditions plus favorables à un choix éclairé. »
La nouvelle organisation de la DIH
L’optimisation d’un tel outil exige de lourds investissements en infrastructure technique : réfection complète du réseau filaire et déploiement du WIFI (connexion sans fil), renouvellement du parc de micro-ordinateurs, achat de serveurs dimensionnés et sécurisés, création d’une nouvelle fonction, l’assistance maîtrise d’ouvrage. En appui, un pôle intégration assure la cohérence opérationnelle du système d’information hospitalier.
Des équipes dédiées à l’accompagnement et à la formation des utilisateurs
L’année 2006 a été consacrée au renouvellement de l’existant, à la récupération des données ainsi qu’à l’équipement d’un pôle pilote. Le déploiement par pôle de l’intégralité du dispositif débutera en novembre 2007.
La DIH a créé une équipe spécialement dédiée à la fonction « Infrastructure : poste de travail », dont la responsabilité est confiée à Stéphane Lefèvre : « Il s’agit, confirme-t-il, de mettre en oeuvre une politique qui aboutisse, en 2010, au renouvellement de l’intégralité du parc informatique du CHU. » Pour une meilleure traçabilité, toutes les demandes seront centralisées, jusqu’à la vérification d’aptitude finale lors de l’installation dans les services.Une forte assistance et un accompagnement des utilisateurs sont prévus en place d’Orbis : près de 1 500 journées d’assistance assurées par les équipes d’Agfa, le fournisseur du logiciel, comprenant une formation de l’ensemble des utilisateurs. Et, pour toute la durée du déploiement, une équipe d’assistantes fonctionnelles de la DIH spécialement formées pour leur mission auprès des utilisateurs.
Simplification , le mot d’ordre du nouveau schéma directeur
Simplifier, stabiliser, optimiser le système d’information hospitalier, tel est l’objectif du nouveau schéma directeur à travers la mise en oeuvre prioritaire du dossier patient informatisé :
• un dossier unique et homogène, qui devient un véritable portail médical d’accès au service d’information hospitalier ;
• une contenant structuré qui améliore la continuité des soins en intégrant à une base commune les spécificités des spécialités médicales ;
• une information de qualité, par la suppression des recopies (sources d’erreurs), le contrôle de la cohérence des saisies et l’assistance aux utilisateurs ;
• un partage dynamique de l’information, l’utilisateur étant averti qu’une information nécessaire est disponible (workflow) sans avoir à perdre le temps de la rechercher lui-même, comme c’est le cas actuellement ;
• une traçabilité rigoureuse ;
•une ergonomie qui intègre harmonieusement l’outil informatique au quotidien des soignants.
*Vous avez dit workflow ?
L’approche workflow consiste à associer les flux d’informations et les tâches dans le processus de prise en charge du patient : l’intervention de chaque professionnel de santé est conditionnée par celles qui l’ont précédée et conditionne la suivante. La construction dynamique du dossier patient selon l’approche workflow consiste à « pousser l’information » vers celle ou celui qui va en avoir besoin. L’architecture informatique du logiciel intègre toutes les hypothèses de recueil et de transmission de l’information durant le parcours du patient.
La qualité du workflow fait partie des trois critères qui ont «emporté la décision » en faveur de la solution Orbis.
