Le CHRU de Nancy est l’un des 1ers établissements hospitaliers en France à lancer la traçabilité informatisée de ses flux de transport interne. Déployé en priorité pour les livraisons en urgence de médicaments depuis juin 2017 – soit l’équivalent de 200 colis par jour, le dispositif devrait être étendu aux produits sanguins labiles dans un second temps, puis à d’autres flux. Ce suivi efficace prévient les risques de perte de colis, d’erreur d’adressage ou de retard.
Entre 2 sites, un circuit sécurisé aux intervenants multiples
Les services de soins du CHRU de Nancy sont répartis sur 2 sites principaux : les Hôpitaux de Brabois et les Hôpitaux urbains en centre-ville.
Suite à la commande en urgence de médicaments émise par un service des Hôpitaux urbains, la Pharmacie à Usage Intérieur située sur le site de Brabois, prépare le colis. Il est retiré par l’équipe de Transport intersites et acheminé au local de transit le plus proche du service demandeur. Le colis y est récupéré par l’équipe de Transport intra sites qui le remet au service de soins contre signature pour certains produits spécifiques.
À chacune de ces étapes mobilisant plusieurs acteurs différents, les professionnels logistiques utilisent un smartphone spécifiquement configuré pour « scanner » l’action réalisée, déclenchant ainsi l’étape suivante et traçant informatiquement l’ensemble du déroulé de la livraison.
Vers un suivi des colis en temps réel
La traçabilité informatisée va dans le sens d’une responsabilisation de chacun et apporte une sécurité complémentaire à la gestion des flux sensibles hospitaliers.
Elle relève d’une véritable démarche qualité s’appuyant notamment sur la cartographie des risques dont les principaux sont la perte de colis, le retard ou l’erreur d’adressage. À partir de l’historique archivé informatiquement, il est possible d’en identifier les causes et de mettre en place des actions de prévention.
À terme, un suivi consultable en temps réel par tous les acteurs – pharmacie, transport, service de soins, permettra de remplacer les coups de téléphone chronophages passés aux uns et aux autres pour savoir où en est la livraison.
Des conditions de travail modernisées
Les équipes de Transport ont immédiatement adhéré au dispositif qui modernise leurs conditions de travail et facilite la gestion de leur activité : fin du papier, homogénéisation des systèmes de traçabilité des services de soins, garantie de la livraison effectuée grâce à la remise sur signature. Des formations à l’utilisation de l’outil ont été assurées pour accompagner les agents vers ce changement et des ajustements en termes d’ergonomie ont été possibles durant la phase d’expérimentation.
Développé en partenariat avec GEOSOFT, l’éditeur de PTAH (outil informatique déjà utilisé par les services de soins du CHRU de Nancy pour les demandes de transports de patients), le nouveau module dédié à la traçabilité a été élaboré en lien avec le pôle Pharmacie et la Direction du Système d’Information du CHRU. Un projet piloté par la Direction des services logistiques et biomédical, qui s’inscrit dans la refondation de la fonction transport logistique engagée depuis 2016 au CHRU de Nancy.
